Quelques mots pour vous présenter ce projet qui est un projet de libre-service salarié, qui s’appuie sur les technologies Intranet et Internet permettant de faire des choses techniquement, rapidement et simplement. Le concept est un outil mis à la disposition des salariés et des managers, puisqu’on considère qu’un manager est un salarié.
Pour être clair, un manager pour nous est toute personne qui a une responsabilité d’encadrement. Ce n’est pas du top-management ou autre. C’est depuis le chef d’équipe ou le chef de groupe d’une unité opérationnelle jusqu'à Michel BON. Il offre deux types de services à la population salariée ou manager. D’une part des services d’information RH, c’est rendre visible de manière unique pour l’ensemble de l’entreprise les règles de gestion RH applicables à un instant T dans l’entreprise en termes de visibilité, quelle que soit la position hiérarchique du salarié, sa position géographique, le fait qu’il soit rattaché à une unité technique, à une unité commerciale, qu’il soit à Lille, Marseille, Bordeaux ou New York. Pour faire une comparaison avec le théâtre classique, unicité de temps, de lieu, d’action.
Pour le salarié, un aspect de visibilité à un instant T. Un des problèmes qu’on a dans l’entreprise aujourd’hui, c’est que comme l’entreprise est très technique, on a énormément de sites Intranet internes. Le dernier recensement en donnait entre 350 et 400, avec pour certains des fraîcheurs d’information largement inférieures à celles de l’édition papier de mensuels, voire de publications de numéros spéciaux annuels. Il y a donc des problèmes vis-à-vis du salarié en termes de visibilité, pour avoir les informations réelles, correctes et fraîches sur les règles de gestion RH de l’entreprise.
Le manager a un rôle supplémentaire par rapport au salarié. En plus des aspects de visibilité, il a accès à des informations qui nous paraissent extrêmement importantes sur ses marges de manoeuvre en tant que manager, sur la règle de gestion RH. Certaines règles de gestion RH sont des règles strictement légales du Code du travail ; d’autres sont des règles de politique RH de l’entreprise, sur lesquelles le manager peut avoir des marges de manœuvre du type : " Vous pouvez faire ça, ou vous ne pouvez pas faire ça, avec tel risque juridique ou tel risque organisationnel ". C’est donc une mise en ligne dans un espace qui lui est réservé en termes d’accès, bien sûr, qui lui permet de connaître sur un thème concret de Ressources humaines quelles sont ses éventuelles marges de manœuvre pour prendre une décision vis-à-vis d’un de ses collaborateurs. C’est le premier ensemble de dispositifs autour de la mise en ligne, de la visibilité de l’information RH fraîche, réelle et exacte.
Le deuxième dispositif un peu plus sophistiqué, puisque classiquement les Intranet de communication sont la base de développement des Intranet dans l’entreprise, est de mettre en ligne des processus de gestion électronique, permettre aux salariés et aux managers de lancer des procédures de gestion RH très simples qui remplacent des procédures antérieurement faites sous forme de papier. Typiquement, aujourd’hui, on a mis en ligne des dispositifs permettant au salarié de déposer une demande de congés de manière électronique, au manager de la recevoir également de manière électronique, de dire oui ou non et de faire prendre en compte ensuite cette information par le système d’information RH pour que le solde de congés du salarié soit mis à jour et que toutes les applications éventuelles de paye, etc., soient traduites sans aucune re-saisie ou ré-intervention d’un acteur RH qui reprendrait un bordereau papier et qui le passerait à un collègue d’à côté pour saisie dans un outil de gestion informatique.
Aujourd’hui, cela concerne par exemple tout ce qui est congés annuels ainsi que les jours de réduction de temps de travail en application des lois Aubry, de l’accord d’entreprise sur les 35 heures. Sachez qu’en termes de volumétrie, ça remplace à peu près entre 7 et 8 millions de demandes papier par an. On joue quand même sur des volumes, compte tenu de la taille de l’entreprise, qui sont assez conséquents.